Como Funciona a Confirmação Automática das Consultas no Codental – Lembretes via WhatsApp ou SMS

Como é Feito o Envio Automático dos Lembretes

Assim que você agenda um paciente no Codental, o sistema prepara o envio da mensagem de confirmação.
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Aproximadamente 24 horas antes da consulta, uma mensagem é enviada para o número de celular cadastrado na ficha do paciente. Após a confirmação ser realizada pelo paciente, a agenda é alterada conforme sua resposta.

• Verde: Consulta confirmada.

• Vermelho: Consulta cancelada pelo paciente.

Caso a consulta esteja marcada para uma segunda-feira, você pode configurar se o envio da mensagem será na sexta, sábado ou domingo anterior, conforme as preferências da clínica.
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Dica: Para ajustar quando as mensagens serão enviadas, consulte o artigo Como ativar e configurar as mensagens automáticas.
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Diferenças Entre WhatsApp e SMS na Confirmação

O Codental permite o envio de lembretes por WhatsApp ou SMS, porém a forma de confirmação pelo paciente varia:

• WhatsApp: O paciente recebe uma mensagem com botões "SIM" e "NÃO". Ao clicar em um dos botões, ou responder com, SIM, ou NÃO, a confirmação ou o cancelamento da consulta é registrado automaticamente no sistema.

• SMS: O paciente recebe uma mensagem de texto contendo um link. Ao clicar nesse link, o paciente é direcionado a uma página onde pode confirmar ou cancelar a consulta. Esse método é igualmente simples, porém ao invés dos botões na própria mensagem, a interação ocorre através do link enviado.

Alterando o Texto da Mensagem

Somente a mensagem via WhatsApp pode ser alterada, mas dentro de modelos pré-aprovados pela Meta (empresa responsável pelo WhatsApp). Isso significa que o texto segue padrões estabelecidos e não pode ser totalmente personalizado. Essas regras existem para evitar spam e garantir uma boa experiência ao usuário no WhatsApp.

Se quiser alterar a mensagem do WhatsApp, veja o artigo Como alterar a mensagem de confirmação de consulta do WhatsApp.

Verificando as Respostas e Interagindo com o Paciente

Como o envio é feito pela central de mensagens do Codental (um número da nossa plataforma), assim que o paciente responde, abre-se uma janela de 24 horas durante a qual você pode interagir diretamente com ele.
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Isso significa que você pode enviar respostas, tirar dúvidas ou fornecer orientações adicionais diretamente na Central de Mensagens, sem precisar usar outro canal de comunicação.
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Para conferir as respostas dos pacientes, clique no ícone de diálogo no menu principal, acessando a Central de Mensagens.

O que é Necessário para o Envio dos Lembretes?

• Número de telefone com DDD: Verifique se o telefone do paciente está correto.

• Opção WhatsApp ou SMS definida: Defina no cadastro do paciente o canal a ser utilizado. Veja o artigo Como cadastrar um novo paciente.

• Confirmação de consultas ativada nas configurações: Verifique o artigo Como ativar e configurar a confirmação automática das consultas.

• Créditos de Mensagens: É necessário adquirir créditos para o envio dos lembretes, seja WhatsApp ou SMS. Alguns planos oferecem bônus mensais de SMS, porém o WhatsApp é sempre adquirido à parte. Certifique-se de ter créditos disponíveis para que as mensagens sejam enviadas corretamente.

Dica: Caso não queira gastar com créditos, você pode usar a confirmação manual das consultas. Ela é gratuita, enviada pelo seu número, pode ser personalizada e agiliza a sua rotina. Verifique o artigo Como confirmar as consultas manualmente.

Dúvidas sobre o custo de mensagens automáticas

Saiba mais sobre créditos de WhatsApp e SMS neste artigo:
​Cobrança de Mensagens Automáticas no Codental: Como Funciona e Quanto Custa?

Conclusão

A confirmação automática das consultas no Codental, seja via WhatsApp ou SMS, facilita a comunicação, reduz faltas e melhora a experiência do paciente. Ao entender as diferenças de cada canal, saber como ajustar a mensagem e gerenciar créditos, você garante o pleno funcionamento desta funcionalidade. Caso reste alguma dúvida, entre em contato com nosso suporte.

Agora que você entende como funciona a confirmação automática, entenda também Como cadastrar um novo paciente e otimize ainda mais sua rotina!