Como acompanhar orçamentos em aberto no CRM

Todo orçamento que ainda não foi aprovado é uma oportunidade de tratamento. O funil de Orçamento do CRM reúne automaticamente os orçamentos em aberto da clínica, mostra o valor de cada um e ajuda a equipe a saber quem chamar primeiro.

Neste artigo, você vai ver como os orçamentos entram no funil e como acompanhar cada um até a aprovação.

Como abrir o funil de Orçamento pela primeira vez

O funil de Orçamento já vem pronto no CRM. No primeiro acesso, o Codental reúne todos os orçamentos em aberto da clínica:

1. Abra o CRM pelo menu de ferramentas, no topo da tela.

2. No card do funil Orçamento, clique em Descobrir oportunidades. Enquanto o funil não foi aberto, o card mostra a mensagem Vamos descobrir suas oportunidades.

3. Aguarde alguns segundos na tela Buscando oportunidades nos seus orçamentos. O Codental passa por quatro etapas: Buscando orçamentos em aberto, Calculando o valor de cada um, Separando os mais quentes e Montando o seu funil.

4. Confira o resultado: quantos orçamentos foram encontrados e o valor total em oportunidades.

5. Clique em Ver meu funil para abrir o quadro.

A busca acontece só uma vez. Das próximas vezes, é só clicar no card do funil Orçamento na página inicial do CRM, e o quadro abre direto, já atualizado.

Como os orçamentos em aberto entram no funil

Você não precisa fazer nada além de criar o orçamento no prontuário, como já faz hoje. Todo orçamento que não foi aprovado nem cancelado vira um card na coluna Oportunidade do funil de Orçamento. Se precisar relembrar esse passo, veja como criar um orçamento no Codental.

Cada card mostra:

• O nome do paciente.

• Orçamento criado, com há quanto tempo.

• O valor total do orçamento.

• A temperatura do card: Quente, Morno ou Frio.

Na aprovação parcial, os procedimentos que o paciente não aprovou ficam em um novo orçamento em aberto, que também entra no funil. Assim, nada do que foi orçado fica para trás.

Como priorizar os orçamentos

Pelo período

No topo do quadro, escolha o período dos orçamentos que quer ver: Último mês, Últimos 3 meses, Últimos 6 meses, Último ano ou Todo período. Orçamentos recentes costumam ter mais chance de fechar.

Pela temperatura

A temperatura indica a chance de o paciente aprovar, com base no histórico de aprovações e pagamentos dele e na idade do orçamento. No menu da coluna Oportunidade, use Ordenar e filtrar e escolha Mais quentes primeiro.

Pelo valor

Para focar nos tratamentos de maior impacto, ordene a coluna por Maior valor. Também é possível ordenar por próximo contato, por tempo parado ou por nome.

Como acompanhar cada orçamento

1. Faça o primeiro contato

Abra o card e clique em Chamar no WhatsApp. O funil de Orçamento já vem com três modelos de mensagem, Primeiro contato, Segundo contato e Terceiro contato, pensados para tirar dúvidas, lembrar do orçamento e oferecer condições de pagamento. Você pode editar os textos e criar novos. Os modelos ficam disponíveis para toda a equipe.

Depois do contato, arraste o card para Em andamento.

2. Registre a conversa e marque o retorno

No card, registre o que o paciente disse e defina quando falar com ele de novo: Amanhã, Em 3 dias, Em 1 semana ou Outra data. No dia marcado, o Codental avisa no sininho.

Se o preço for a dúvida, vale conhecer as opções de desconto e de parcelamento do tratamento.

3. Aprove o orçamento

Quando o paciente disser "sim", você tem dois caminhos:

• Pelo CRM: arraste o card para a coluna Orçamento aprovado. A tela de aprovação do orçamento abre na hora. Depois de aprovar, você volta para o quadro, com direito a confete.

• Pelo prontuário: aprove o orçamento normalmente. O card vai sozinho para Orçamento aprovado.

4. Se o paciente não fechar

Arraste o card para Perdido e escolha o motivo, como Preço / condições de pagamento ou Fechou com outra clínica. Com o tempo, esses motivos mostram onde a clínica perde tratamentos. Os motivos ficam registrados no histórico do card.

Acompanhe o resultado

Na página inicial do CRM, o card do funil de Orçamento mostra quantos orçamentos foram aprovados nos últimos 30 dias e o valor total. Para uma análise mais completa, combine o CRM com o relatório de Análise de Orçamento.

Conclusão

O funil de Orçamento reúne sozinho todos os orçamentos em aberto, com valor e temperatura, para que a equipe acompanhe cada paciente até a aprovação. Com contatos registrados e lembretes no dia certo, nenhum orçamento fica esquecido.

Para acompanhar os orçamentos todos os dias sem perder tempo, veja a rotina diária no CRM para a recepção. E se a clínica tem tratamentos aprovados que não foram concluídos, o próximo passo é retomar tratamentos parados com o CRM.