Rotina diária no CRM: um guia para a recepção

O CRM do Codental funciona melhor quando vira hábito. Com uma rotina curta, de 15 a 30 minutos por dia, a recepção consegue retomar quem prometeu responder, chamar os pacientes novos do funil e manter tudo registrado.

Este guia mostra uma rotina diária no CRM em cinco passos, na ordem que traz mais resultado.

1. Comece pelo sininho

Todos os dias, às 9h, o Codental avisa no sininho quem tem contatos do CRM para retomar naquele dia. O aviso aparece para a pessoa que marcou o próximo contato, com a mensagem "Hoje é dia de falar com..." ou "Você tem ... contatos para retomar hoje".

Clique em Abrir no CRM para ir direto ao card ou à lista desses pacientes. Quando você registra o contato, o aviso some sozinho.

2. Confira o painel de funis

Na tela inicial do CRM, cada funil mostra três números que organizam o seu dia:

• Retomar hoje: contatos marcados para hoje.

• Atrasados: contatos que deveriam ter acontecido em dias anteriores.

• Para chamar: pacientes na coluna Oportunidade, que ainda não receberam o primeiro contato.

Comece pelos Atrasados, depois Retomar hoje e, por último, Para chamar.

3. Retome os contatos do dia

Dentro do funil, mude a ordenação da coluna Em andamento para Próximo contato. Assim, os pacientes com contato marcado para hoje, ou atrasado, ficam no topo.

Os cards mostram avisos como Entrar em contato hoje ou Contato atrasado. Abra cada um, chame o paciente e registre o que aconteceu. Para trabalhar mais rápido, use os modelos de mensagem do WhatsApp.

4. Chame os pacientes novos da coluna Oportunidade

Com os retornos do dia resolvidos, vá para a coluna Oportunidade. Ela já vem ordenada por Mais quentes primeiro, então os pacientes com mais chance de agendar ou aprovar o orçamento ficam no topo.

Defina uma meta realista, como chamar 10 pacientes por dia. Depois do primeiro contato, arraste o card para Em andamento.

5. Registre o contato e marque o próximo

Este é o passo que faz o CRM funcionar. Depois de cada conversa, abra o card e:

1. Em Quais ações você fez com esse contato?, escolha o tipo de contato (WhatsApp, ligação, e-mail, presencial ou anotação) e escreva em poucas palavras como foi.

2. Em Lembrar de entrar em contato de novo, escolha Amanhã, Em 3 dias, Em 1 semana ou Outra data.

Assim, o paciente volta para o seu sininho no dia certo e qualquer pessoa da equipe sabe o que já foi conversado. Veja o passo a passo em como registrar contatos e agendar o próximo no CRM.

Se o paciente agendou, use Agendar consulta no próprio card: ele vai sozinho para a coluna de ganhos. Se ele não vai seguir por enquanto, marque a oportunidade como perdida e registre o motivo.

Dicas para manter a rotina diária no CRM

• Reserve um horário fixo. O início da manhã, logo depois do aviso das 9h, costuma funcionar bem.

• Divida os funis entre a equipe. Uma pessoa cuida dos orçamentos e outra das faltas e retornos, por exemplo.

• Use os horários vagos da agenda. Um paciente que cancelou abre espaço para quem está na coluna Oportunidade.

• Responda pela Central de Mensagens. Quando o paciente responder a uma mensagem automática, a conversa chega na Central de Mensagens.

Conclusão

Uma rotina diária no CRM, com sininho, contatos do dia, novos pacientes e registro de cada conversa, garante que nenhum paciente fique esquecido. Para ir além, veja como recuperar pacientes com o funil de Agendamento ou como acompanhar orçamento em aberto no CRM.