Como retomar tratamentos parados com o CRM

Todo consultório tem pacientes que aprovaram o orçamento, começaram o tratamento e sumiram no meio do caminho. O funil Tratamento parado do CRM encontra esses pacientes sozinho e reúne todos em um só lugar, para a sua equipe chamar cada um de volta.

Neste artigo, você vai ver como criar o funil, quem entra nele e como acompanhar cada tratamento parado até o paciente voltar a agendar.

O que é um tratamento parado

Para o Codental, um tratamento está parado quando o paciente:

• aprovou um orçamento nos últimos 12 meses;

• ainda tem procedimentos desse orçamento sem finalizar;

• não tem nenhuma consulta marcada;

• não aparece na clínica há pelo menos 30 dias.

Os 30 dias contam a partir da data mais recente entre a aprovação do orçamento, a última consulta atendida e o último procedimento finalizado. Por isso, um orçamento aprovado hoje só entra no funil se o paciente ficar 30 dias sem voltar.

Passo 1 — Crie o funil Tratamento parado

O Tratamento parado não vem pronto como os funis de Agendamento e Orçamento. Ele é um modelo que você ativa quando quiser:

1. Abra o CRM pelo menu de ferramentas, no topo da tela.

2. Clique em Criar novo funil.

   

3. Em Como quer começar?, escolha o modelo Tratamento parado. Ele tem o selo Automático, porque se preenche sozinho.

   

4. Confira o nome do funil. O sistema já sugere "Tratamento parado", mas você pode mudar.

5. Clique em Criar funil.

Passo 2 — Deixe o sistema buscar os pacientes

Logo depois de clicar em Criar funil, o Codental abre a busca de oportunidades do novo funil:

1. Aguarde alguns segundos na tela Buscando oportunidades nos seus tratamentos.

2. Confira o resultado: quantos tratamentos parados foram encontrados e quanto falta realizar em valor.

3. Clique em Ver meu funil para abrir o quadro.

A busca acontece só uma vez. Das próximas vezes, é só clicar no card do funil Tratamento parado na página inicial do CRM, e o quadro abre direto, já atualizado.

Passo 3 — Entenda as etapas do funil

O funil Tratamento parado vem com quatro etapas:

1. Oportunidade — pacientes que acabaram de entrar no funil.

2. Em contato — pacientes com quem a equipe já começou a conversar.

3. Agendado — o paciente marcou a próxima consulta.

4. Perdido — o paciente não vai seguir com o tratamento por enquanto.

Passo 4 — Leia as informações de cada card

Cada card mostra o paciente e um resumo do tratamento:

• Quantos procedimentos já foram feitos, por exemplo "2 de 5 procedimentos feitos".

• O valor que falta realizar, ou seja, a soma dos procedimentos ainda pendentes.

• Pago em parte, quando o paciente já pagou uma parte do tratamento.

• Pago · conferir, quando o tratamento já foi pago por completo.

O selo Pago · conferir merece atenção. Muitas vezes o paciente pagou, fez os procedimentos e alguém só esqueceu de finalizá-los no sistema. Antes de ligar para o paciente, abra o prontuário e confira se só falta finalizar os procedimentos.

Passo 5 — Chame o paciente e agende a consulta

Abra o card para ver os detalhes e entrar em contato. Pelo próprio card, você pode chamar o paciente no WhatsApp, registrar o contato e marcar a data do próximo retorno. Os detalhes estão em Como chamar pacientes no WhatsApp pelo CRM.

Quando o paciente topar, clique em Agendar consulta dentro do card. Ao salvar a consulta, o card vai sozinho para Agendado.

Se o paciente marcar a consulta por outro caminho, como direto pela Agenda, o card também vai para Agendado automaticamente. Para saber mais sobre o agendamento em si, veja Agendando uma Consulta no Codental – Passo a Passo e Dicas Práticas.

O funil se mantém atualizado sozinho

Você não precisa tirar ninguém do funil manualmente. Toda vez que o funil é aberto, o Codental confere os cards que ainda estão em Oportunidade:

• se o tratamento foi finalizado ou cancelado, o card sai do funil;

• se o paciente voltou a ser atendido ou marcou consulta, o card também sai;

• nos cards que já estão em andamento, a contagem de procedimentos e o valor pendente são atualizados.

Dúvidas frequentes

Aprovei um orçamento hoje e o paciente não apareceu no funil. Por quê?

O funil mostra só tratamentos parados. O paciente entra depois de 30 dias sem consulta atendida, sem procedimento finalizado e sem consulta marcada.

O paciente tem uma consulta marcada. Ele entra no funil?

Não. Enquanto houver consulta agendada ou confirmada, o paciente fica de fora.

Dá para enviar uma mensagem automática para esses pacientes?

Sim. O funil Tratamento parado tem uma mensagem pronta para convidar o paciente a continuar o tratamento. Veja como ativar em Como automatizar mensagens de WhatsApp no CRM.

Conclusão

Com o funil Tratamento parado, a clínica enxerga quem aprovou o tratamento e não voltou, quanto falta realizar e quem já pagou.

O próximo passo é organizar a rotina de contato da equipe: veja como registrar contatos e agendar o próximo no CRM e a rotina diária no CRM para a recepção, para não perder nenhum retorno.