Como chamar pacientes no WhatsApp pelo CRM

Na maioria das clínicas, o primeiro contato com o paciente acontece pelo WhatsApp. No CRM, você chama o paciente no WhatsApp direto do card, com uma mensagem pronta e já personalizada com o nome dele.

Neste artigo, você vai aprender a enviar a mensagem, usar os modelos que já vêm prontos e criar os seus.

Antes de começar

O botão Chamar no WhatsApp só aparece quando o paciente tem celular cadastrado. Se ele não aparecer, confira o cadastro do paciente; o passo a passo está em Como Cadastrar um Novo Paciente no Codental. No funil, cards sem telefone também aparecem com a marcação Sem telefone.

A mensagem sai do WhatsApp que estiver aberto no seu computador ou celular, ou seja, do número da clínica que você já usa. Por isso, esse envio não consome créditos de mensagem do Codental.

Como enviar uma mensagem no WhatsApp pelo CRM

1. Abra o funil e clique no card do paciente.

2. Clique em Chamar no WhatsApp.

1. Na janela Escolha uma mensagem, selecione uma opção:

   • Abrir sem mensagem: só abre a conversa, e você escreve na hora.

   • Um dos modelos salvos: a mensagem aparece já preenchida com os dados do paciente.

1. Clique em Abrir WhatsApp. A conversa com o paciente abre com o texto pronto.

2. Revise a mensagem e envie pelo WhatsApp.

O Codental não envia nada sozinho nesse fluxo: quem aperta "enviar" é você. Depois, volte ao card e registre o contato, para que a equipe saiba que o paciente já foi chamado. Veja como em Como registrar contatos e agendar o próximo no CRM.

Modelos que já vêm prontos

Os funis Agendamento e Orçamento já começam com três modelos cada um: Primeiro contato, Segundo contato e Terceiro contato. Eles seguem uma sequência natural de acompanhamento, e todos terminam com uma pergunta para facilitar a resposta do paciente.

No funil de Orçamento, por exemplo, o primeiro contato pergunta se ficou alguma dúvida sobre o tratamento ou os valores, e o terceiro sugere parcelamento ou começar pela etapa mais importante.

Os funis personalizados e o funil Tratamento parado começam sem modelos. Crie os seus seguindo os passos abaixo.

Como criar um modelo de mensagem

1. No card do paciente, clique em Chamar no WhatsApp.

   

2. Clique em Criar novo modelo.

   

3. Preencha o Nome do modelo (por exemplo, "Lembrete de orçamento") e escreva a Mensagem.

   

4. Clique em Salvar modelo.

O modelo fica disponível para toda a equipe da clínica, nos cards do mesmo tipo de funil. Para alterar ou apagar um modelo, use os ícones Editar modelo e Excluir modelo ao lado dele, na mesma janela.

Variáveis: personalize a mensagem automaticamente

As variáveis (ou termos-chave) são trocadas pelos dados reais no momento em que você escolhe o modelo. Assim, a mesma mensagem serve para todos os pacientes.

Exemplo de mensagem:

Olá, %primeiro_nome%! Aqui é %nome_profissional%, da %nome_clinica%. Ficou alguma dúvida sobre o orçamento de %procedimentos%?

A variável %procedimentos% faz mais sentido no funil de Orçamento, em que cada card está ligado a um orçamento. Se quiser ajustar o nome e o telefone da clínica que aparecem nas mensagens, veja Como Alterar os Dados e o Logo da Clínica no Codental.

Mensagem manual ou automática?

Este artigo trata do envio manual: você escolhe o paciente, revisa o texto e envia do WhatsApp da clínica, sem custo. O CRM também pode enviar mensagens sozinho quando um card chega a uma coluna, pelo número do Codental e usando créditos. Entenda a diferença em Como automatizar mensagens de WhatsApp no CRM.

Conclusão

Com os modelos e as variáveis, chamar um paciente leva poucos segundos e a mensagem sai sempre com o nome certo. Depois de cada conversa, registre o contato e marque quando falar de novo, como mostra Como registrar contatos e agendar o próximo no CRM.