Como automatizar mensagens de WhatsApp no CRM

No CRM do Codental, você pode automatizar mensagens de WhatsApp em uma etapa do funil: todo paciente cujo card for arrastado para essa coluna recebe uma mensagem pronta, enviada pelo número do Codental. Assim, a recepção não precisa escrever para cada paciente e ninguém fica sem o primeiro contato.

Neste artigo, você vai ver onde ativar o envio automático, quais mensagens estão disponíveis, quando elas saem e como acompanhar o que foi enviado.

O que é preciso para automatizar mensagens de WhatsApp no CRM

Para usar o WhatsApp automático no CRM, a clínica precisa de:

• Plano Avançado ativo, já que o CRM faz parte desse plano.

• Créditos de mensagem disponíveis. Cada envio usa 1 crédito, o mesmo crédito de mensagens de marketing usado nas campanhas. Veja como comprar mensagens e ativar a compra recorrente.

• Pacientes com celular cadastrado.

Qual a diferença para o WhatsApp manual

O CRM tem duas formas de falar com o paciente pelo WhatsApp:

• Manual: você clica em Chamar no WhatsApp no card, escolhe uma mensagem e o WhatsApp da clínica abre com o texto pronto. Você mesmo envia, do seu número, e não usa créditos. Saiba mais em Como chamar pacientes no WhatsApp pelo CRM.

• Automático: o Codental envia sozinho, pelo número do Codental, uma mensagem aprovada pelo WhatsApp. Usa 1 crédito por envio e funciona sem ninguém precisar abrir o card.

Use o automático para o primeiro contato em escala e o manual para a conversa individual.

Passo 1 — Abra o menu da coluna

Acesse o CRM, abra o funil e localize a coluna em que quer ativar o envio. Clique no ícone de ajustes no topo da coluna (o mesmo de Ordenar e filtrar).

No menu, procure a seção Automatizar ação e clique em Enviar WhatsApp. Quando a automação está desligada, a opção mostra Desligado logo abaixo.

A automação só aparece nas etapas intermediárias do funil, como Em andamento ou etapas que você criou. Ela não fica disponível em Oportunidade, nem nas colunas de ganho e de perda.

Também é preciso que o funil tenha mensagens automáticas prontas. Hoje elas existem para os funis Agendamento, Orçamento e Tratamento parado. Funis personalizados criados em branco ainda não têm mensagens automáticas.

Passo 2 — Escolha a mensagem

Na janela Automatizar ação em [nome da etapa], você vê o saldo de créditos no topo, com o link Comprar créditos, e um resumo de como os envios funcionam:

• Enviado automaticamente pelo número do Codental.

• Vale só para os cards que chegarem depois de ativar.

• Envios a cada 2 horas, das 8h às 20h.

• Cada envio usa 1 crédito de mensagem.

• Cada paciente recebe no máximo 1 mensagem a cada 24 horas.

Logo abaixo ficam as mensagens disponíveis para o funil, com uma prévia de como o paciente vai recebê-las. Selecione a mensagem e clique em Salvar.

Depois de salvar, a opção passa a exibir o selo Ativado e a coluna ganha um ícone de raio. Passe o mouse sobre o ícone para ver qual mensagem está configurada.

Mensagens disponíveis em cada funil

As mensagens automáticas são modelos aprovados pelo WhatsApp, por isso o texto não pode ser editado. Os campos entre colchetes são preenchidos com os dados do paciente e da clínica.

Funil de Agendamento: Mensagem certa para cada paciente

No funil de Agendamento, cada paciente recebe o texto do motivo que o trouxe ao funil:

Faltou ou cancelou

Olá, [primeiro nome], tudo bem?

Aqui é a equipe [nome da clínica]. Sua última consulta acabou não acontecendo, e queremos continuar cuidando do seu sorriso. Vamos remarcar?

É só responder esta mensagem que encontramos um novo horário para você.

Sem consulta há um tempo

Olá, [primeiro nome], tudo bem? Aqui é a equipe [nome da clínica].

Já faz [tempo sem consulta] desde a sua última consulta. Que tal marcar uma para ver como está o seu sorriso? É só responder esta mensagem que encontramos um horário para você.

Um abraço.

O tempo sem consulta é calculado automaticamente, por exemplo "8 meses" ou "mais de 1 ano".

Retorno vencido

Olá, [primeiro nome], tudo bem?

Aqui é a equipe [nome da clínica]. Está na hora do seu retorno. Vamos agendar? É só responder esta mensagem que encontramos o melhor horário para você.

Um abraço.

Demais pacientes (por exemplo, oportunidades criadas manualmente)

Olá, [primeiro nome], tudo bem? Aqui é a equipe [nome da clínica].

Queremos saber como está o seu sorriso. Vamos marcar uma consulta? É só responder esta mensagem que encontramos um horário para você.

Esperamos sua resposta.

Funil de Orçamento: Orçamento em aberto

Olá, [primeiro nome], tudo bem? Aqui é a equipe [nome da clínica].

Seu orçamento continua disponível. Ficou alguma dúvida ou quer conversar sobre as formas de pagamento? É só responder esta mensagem.

Um abraço.

Funil Tratamento parado: Continuar o tratamento

Olá, [primeiro nome], tudo bem? Aqui é a equipe [nome da clínica].

Seu tratamento ainda não foi concluído e queremos ajudar você a terminar. Vamos marcar o próximo passo? É só responder esta mensagem que encontramos um horário para você.

Um abraço.

Passo 3 — Arraste os cards para a coluna

A mensagem é enviada quando um card é arrastado para a coluna depois que a automação foi ativada. Os cards que já estavam na coluna antes de ativar não recebem a mensagem.

Na prática, o fluxo fica assim: o paciente entra em Oportunidade, você arrasta o card para a coluna automatizada e o Codental cuida do primeiro contato.

Quando as mensagens são enviadas

Os envios saem a cada 2 horas, das 8h às 20h. Um card arrastado às 14h30, por exemplo, recebe a mensagem no envio das 16h. Fora desse horário, a mensagem fica na fila para o primeiro envio do dia seguinte.

Cada paciente recebe no máximo 1 mensagem automática do CRM a cada 24 horas, somando todos os funis. Se ele já recebeu uma mensagem de outra coluna nesse período, a nova mensagem espera na fila e sai no próximo envio após as 24 horas. Se for a mesma mensagem, ela não é enviada de novo.

Como acompanhar os envios

Abra o card do paciente e confira o Histórico. Cada tentativa aparece registrada:

• WhatsApp automático enviado, com o texto que o paciente recebeu.

• WhatsApp automático não enviado, com o motivo.

O envio automático também conta como contato com o paciente, e o card passa a mostrar Envio automático como última ação. Saiba mais sobre o histórico em Como registrar contatos e agendar o próximo no CRM.

Motivos de mensagem não enviada

Quando a mensagem não sai, o histórico mostra um destes motivos:

• Paciente sem celular cadastrado: atualize o celular no cadastro do paciente.

• Sem créditos de WhatsApp: o saldo acabou. Compre créditos para os próximos envios.

• Clínica sem plano ativo: a clínica está sem plano ou em modo somente leitura.

• O CRM não faz parte do plano da clínica: o envio automático exige o plano Avançado.

• O paciente já recebeu esta mensagem nas últimas 24 horas: a mesma mensagem não é enviada duas vezes no mesmo dia.

• Falha no envio pelo WhatsApp: houve um erro no envio. Use o botão Chamar no WhatsApp para falar com o paciente.

Cards com mensagem não enviada saem da fila. Se resolver o problema, arraste o card de novo para a coluna para tentar outra vez.

Quando os créditos acabam

Sem créditos, a automação fica pausada. O funil mostra o aviso Sem créditos de WhatsApp: as mensagens automáticas deste funil não estão sendo enviadas., com o botão Comprar créditos. O ícone de raio da coluna também indica que a automação está pausada.

Os cards que chegarem nesse período ficam registrados como não enviados. Para entender os valores, veja como funciona a cobrança de mensagens automáticas.

Como trocar a mensagem ou desativar a automação de mensagens do CRM

1. Abra de novo o menu da coluna e clique em Enviar WhatsApp.

1. Para trocar, selecione outra mensagem. Para parar os envios, selecione Desativado. Depois, clique em Salvar.

1. Ao trocar ou desativar, os cards que ainda esperavam o próximo envio saem da fila e não recebem a mensagem anterior.

Automação no funil de Agendamento e a campanha Retorno semestral

Ao ativar o envio automático em uma coluna do funil de Agendamento, a campanha automática Retorno semestral é desligada, para o paciente não receber duas mensagens. A janela de automação avisa isso antes de você salvar. Enquanto a automação estiver ativa, não é possível reativar a campanha. Saiba mais em Como Funciona o Retorno Semestral no Codental.

Conclusão

Com o WhatsApp automático, cada paciente que chega a uma etapa do funil recebe o primeiro contato sem esforço da equipe. A recepção fica livre para as conversas que pedem atenção individual.