Quais dados pedir ao contador para emitir nota fiscal

Antes de emitir a primeira NFS-e pelo Codental, a clínica precisa preencher a tela Dados fiscais, com informações que raramente estão à mão no dia a dia. A forma mais rápida de reunir tudo é pedir ao contador de uma vez só, em vez de voltar nele a cada campo. Este artigo lista todos os dados para emitir nota fiscal na ordem em que aparecem na tela, explica o que cada um significa, mostra onde procurar e traz um modelo de mensagem pronto para enviar ao seu contador.

Checklist rápido

Uma regra vale para todos: use exatamente os mesmos dados do seu cadastro na NFS-e da prefeitura. Qualquer divergência causa falha na emissão.

Os dados para emitir nota fiscal, campo a campo

Os itens abaixo aparecem na tela Dados fiscais, durante a configuração. Os campos marcados com asterisco são obrigatórios.

1. Razão social

Nome empresarial da clínica, como consta no cartão CNPJ. Não é o nome fantasia. Se a clínica já emitiu notas antes, use a mesma grafia que aparece nelas.

2. Regime tributário especial

Enquadramento tributário da empresa, escolhido em uma lista — por exemplo, Microempresa ou Pequeno Porte (ME EPP). Esse dado afeta o cálculo do imposto, então confirme com seu contador qual opção corresponde ao enquadramento atual da clínica.

3. CNPJ

CNPJ ativo da clínica, com os 14 dígitos completos. O sistema recusa números incompletos e não aceita CPF: clínicas cadastradas com pessoa física precisam regularizar o CNPJ antes de emitir.

4. Inscrição Municipal (IM)

Número que identifica sua clínica na prefeitura. Você encontra no alvará de funcionamento, no cadastro da NFS-e ou em notas fiscais anteriores. Em caso de dúvida, confirme com seu contador.

5. Código do serviço

Código nacional que identifica o tipo de serviço prestado, conforme o padrão da NFS-e Nacional. O campo traz o formato de exemplo 04.12 - Odontologia, mas o código correto varia conforme a atividade específica da clínica — confirme com seu contador antes de preencher.

6. Alíquota ISS (%)

Porcentagem de ISS cobrada sobre seus serviços. Varia por município. Exemplo: 5.00. Verifique nas suas últimas notas ou com seu contador.

7. ISS retido na fonte

Ative esta chave apenas quando o seu cliente (tomador do serviço) é quem retém e recolhe o ISS — o que costuma acontecer com empresas e órgãos públicos. Se não tiver certeza, confirme com seu contador ou com o próprio cliente.

Endereço e telefone vêm do cadastro da clínica

Nem tudo é digitado nessa tela. O endereço completo e o telefone que aparecem na nota são puxados do cadastro da clínica, então vale conferir se estão atualizados antes de começar. O passo a passo está em Como Alterar os Dados e o Logo da Clínica no Codental.

O município do endereço também importa: o Codental emite pelo padrão da NFS-e Nacional, que depende da adesão da prefeitura. Se a sua cidade ainda não migrou, o sistema avisa logo no início da configuração.

Modelo de mensagem para enviar ao contador

Copie o texto abaixo, substitua o nome da clínica e envie por e-mail ou WhatsApp. Com uma única mensagem, você reúne tudo o que falta.

Olá!

Vamos começar a emitir as notas fiscais de serviço da clínica direto pelo nosso sistema de gestão, no padrão da NFS-e Nacional.

Para configurar, preciso que você me confirme quatro informações:

1. Regime tributário em que a clínica está enquadrada
2. Inscrição Municipal da clínica
3. Código do serviço que devemos usar para os atendimentos odontológicos
4. Alíquota de ISS aplicada no nosso município (em %)
5. Se devemos ativar o ISS retido na fonte nas notas emitidas para pacientes

Aproveito para confirmar se a razão social e o CNPJ abaixo estão exatamente como constam no nosso cadastro da NFS-e na prefeitura:

• Razão social: [preencher]
• CNPJ: [preencher]

Por fim, temos um Certificado Digital A1 (e-CNPJ) válido em arquivo .pfx ou .p12? Ele é obrigatório para a emissão.

Obrigado!

Não esqueça do Certificado Digital A1

Além dos dados, o padrão nacional exige o Certificado Digital A1 da clínica (e-CNPJ) para autenticar cada emissão. Ele precisa estar em arquivo, nos formatos .PFX ou .P12, e você vai precisar da senha definida na emissão ou exportação.

Certificados em nuvem usados para prescrição digital não servem para nota fiscal. Entenda as diferenças e como obter o seu em Certificado Digital A1 para emissão de nota fiscal.

Próximo passo

Com os dados em mãos e o certificado disponível, a configuração leva poucos minutos. Siga o passo a passo em Como configurar notas fiscais no Codental e, logo depois, aprenda a gerar a primeira nota em Como emitir nota fiscal de um pagamento no Codental.