Como recuperar pacientes com o funil de Agendamento

O funil de Agendamento reúne os pacientes que precisam voltar para a agenda: quem faltou, quem cancelou, quem está com o retorno atrasado e quem não aparece há mais de 6 meses. Ele se preenche sozinho com base nas consultas que a clínica já registra no Codental.

Neste artigo, você vai entender quem entra no funil e como conduzir cada paciente até a consulta marcada.

Quem entra no funil de Agendamento

O Codental olha as consultas e os retornos dos últimos 12 meses e traz para a coluna Oportunidade três tipos de pacientes.

Faltou ou cancelou a consulta

Pacientes cuja consulta mais recente terminou como falta ou cancelamento. No card, aparece Faltou à consulta ou Cancelou a consulta, com há quanto tempo isso aconteceu.

Retorno atrasado

Pacientes com uma data de retorno que já passou sem nova consulta. O card mostra Retorno venceu, com a data. Esse retorno é o mesmo que você define ao finalizar uma consulta. Saiba mais em como registrar o retorno de pacientes.

Sem consulta há 6 meses

Pacientes que foram atendidos pela última vez entre 6 meses e 1 ano atrás. O card mostra Última consulta, com há quanto tempo foi.

O funil se atualiza sempre que você abre o quadro. No primeiro acesso, o Codental faz uma busca completa no histórico e mostra, na tela Buscando oportunidades, quantos pacientes foram encontrados.

Como abrir o funil de Agendamento pela primeira vez

O funil de Agendamento já vem pronto no CRM. No primeiro acesso, o Codental monta o funil com o histórico da clínica:

1. Abra o CRM pelo menu de ferramentas, no topo da tela.

2. No card do funil Agendamento, clique em Descobrir oportunidades. Enquanto o funil não foi aberto, o card mostra a mensagem Vamos descobrir suas oportunidades.

3. Aguarde alguns segundos na tela Buscando oportunidades nas suas consultas. O Codental passa por quatro etapas: Procurando consultas canceladas e faltas, Verificando retornos atrasados, Encontrando quem está sem consulta há 6 meses e Montando o seu funil.

4. Confira o resultado: quantos pacientes foram encontrados e quantos vieram de cada motivo.

5. Clique em Ver meu funil para abrir o quadro.

A busca acontece só uma vez. Das próximas vezes, é só clicar no card do funil Agendamento na página inicial do CRM, e o quadro abre direto, já atualizado.

Como trabalhar o funil de Agendamento

1. Escolha por onde começar

Na coluna Oportunidade, abra o menu da coluna e use Ordenar e filtrar. Em Motivo, você pode mostrar só um tipo de paciente:

• Consulta cancelada

• Sem consulta há 6 meses

• Retorno atrasado

• Criado manualmente

O filtro Consulta cancelada mostra tanto quem cancelou quanto quem faltou.

Assim, a equipe pode dedicar uma manhã só aos pacientes que faltaram, por exemplo.

2. Faça o primeiro contato

Clique no card do paciente e use Chamar no WhatsApp. O funil de Agendamento já vem com modelos de mensagem prontos, como Primeiro contato, Segundo contato e Terceiro contato, que você pode editar. O passo a passo está em como chamar pacientes no WhatsApp pelo CRM.

Depois de falar com o paciente, arraste o card para Em andamento e registre o que foi conversado.

3. Marque a consulta

Quando o paciente aceitar, clique em Agendar consulta no próprio card. A agenda abre com o paciente já selecionado. Ao salvar, o card vai sozinho para a coluna Agendado.

Se a consulta for marcada direto pela Agenda, o card também vai para Agendado automaticamente. Para relembrar como marcar uma consulta, veja agendando uma consulta no Codental.

4. Se o paciente não quiser voltar agora

Arraste o card para Perdido e escolha o motivo, como Sem disponibilidade de horário ou Paciente não respondeu. Registrar o motivo ajuda a entender por que os pacientes não voltam.

Funil de Agendamento e Retorno Semestral

O Codental também tem a lista de Retornos semestrais e as campanhas automáticas de retorno. A diferença é que o funil de Agendamento acompanha cada paciente até a consulta ser marcada, com histórico de contatos e lembretes. Para saber mais sobre a lista de retornos, veja como funciona o retorno semestral no Codental.

Conclusão

O funil de Agendamento reúne automaticamente os pacientes que faltaram, cancelaram, estão com o retorno atrasado ou sem consulta há mais de 6 meses. Com o WhatsApp e o agendamento direto no card, a recepção leva cada paciente de volta para a agenda sem perder o fio da conversa.

Para não esquecer de ninguém, aprenda também como registrar contatos e agendar o próximo no CRM e veja como montar uma rotina diária no CRM para a recepção.